Une paie qui concorde avec la banque
L'étape qui, discrètement, ne se fait pas
La paie sort presque toujours à temps. Quelqu'un saisit les heures, le fournisseur traite la paie, le personnel est payé, la remise quitte le compte. Ce qui n'a souvent aucun responsable, c'est l'étape suivante : vérifier que ce que le fournisseur dit avoir fait correspond à ce que la banque montre, ligne par ligne, et que les deux sont inscrits au bon endroit dans les livres.
Sauter cette étape reste invisible longtemps. Une paie imputée au mauvais compte, une remise inscrite en montant brut là où elle aurait dû être ventilée, un jour férié payé deux fois : rien de tout cela n'arrête quoi que ce soit. Ces écarts restent dans les livres jusqu'à une fin d'année ou une vérification, onze mois de périodes de paie plus tard, et corriger l'un veut alors dire les corriger toutes.
Ce que la coordination couvre réellement
Votre fournisseur de paie traite chaque paie et effectue les remises. Ce qui est pris en charge ici, c'est tout ce qui l'entoure :
- Le calendrier. Fins de période, heure limite pour les heures travaillées, dates de remise, tenus au même endroit pour que personne ne découvre une échéance le matin même.
- Les données d'entrée. Heures, exceptions salariales, temps supplémentaire, vacances prises, jours fériés, embauches et départs : recueillis avant l'heure limite et confirmés avec vous avant que la paie parte.
- L'inscription. Chaque paie inscrite dans QuickBooks en ligne — salaires, retenues à la source et charges de l'employeur — ventilée comme votre comptable s'attend à la voir plutôt qu'en un seul bloc.
- La conciliation. Le rapport du fournisseur, la banque et les livres comparés après chaque paie. Les écarts sont trouvés dans la semaine où ils surviennent, pendant que la période est encore fraîche.
- Les comptes de l'employeur. L'assurance en milieu de travail et la part employeur de chaque remise inscrites en même temps que la paie, pour que les montants trimestriels soient déjà prêts quand on les demande.
Ce qui reste chez votre fournisseur, et chez vous
Votre fournisseur de paie traite la paie, produit les relevés de paie et effectue les remises en votre nom. Vous approuvez chaque paie avant qu'elle parte. Ce qui vient d'ici, c'est la donnée confirmée avant la paie, l'inscription après, et la conciliation qui suit.
Les renseignements personnels des employés restent là où ils sont déjà. Relevés de paie, numéros d'assurance sociale et coordonnées bancaires appartiennent au système de votre fournisseur et à vos propres dossiers ; la conciliation se fait à partir des totaux et des rapports sommaires du fournisseur.
Portée
Jusqu'à vingt employés et jusqu'à deux paies dans un mois : c'est la forme habituelle de ce travail. Au-delà, ou s'il y a plus d'un fournisseur de paie ou plus d'une entité juridique, la portée est examinée d'abord et la réponse arrive avant que quoi que ce soit commence.
Questions qu'on nous pose
Nous avons déjà un fournisseur de paie. Est-ce qu'il est remplacé ?
Il reste en place. Il traite et remet ; ici, on tient le calendrier, on confirme les données avant la paie plutôt qu'après, et on fait concorder les livres, la banque et ce qu'il a produit.
Notre paie n'a pas été conciliée depuis un an.
C'est le point de départ ordinaire. Ramener les périodes passées à la concordance est un travail de mise à jour, chiffré après un premier regard en lecture seule, et le rythme mensuel commence une fois que les livres et les registres du fournisseur s'accordent.
Pouvez-vous gérer du personnel payé dans deux provinces ?
Cela dépend de la configuration de votre fournisseur et de ce que votre comptable a déjà établi. Apportez la question à l'appel de quinze minutes : la réponse sera franche, y compris là où elle appartient à quelqu'un d'autre.
Une seule prochaine étape
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