La tenue de livres mensuelle, et un mois qui se termine vraiment
Ce que veut dire « clôturer un mois »
Un mois est clôturé quand tout ce qu'il contient a été classé, que chaque reçu qui lui appartient a été apparié, que chaque compte bancaire et chaque carte concordent avec le relevé, et que personne n'aura à le rouvrir plus tard. C'est la définition entière, et c'est celle qui sert de norme ici.
Saisi est autre chose, et c'est souvent ce qu'un jeu de livres se révèle être : les transactions se trouvent dans QuickBooks en ligne, le solde affiché semble plausible, et personne ne l'a comparé à la banque depuis le printemps. L'écart entre saisi et clôturé est exactement l'endroit où une fin d'année devient une fouille archéologique.
Le rythme, semaine après semaine
Les transactions sont classées chaque semaine plutôt qu'en un seul passage à la fin. Une semaine d'activité reste reconnaissable pour la personne qui l'a vécue ; un trimestre d'activité est un test de mémoire. Quand une transaction ne peut pas être identifiée à partir de sa description, elle va sur une courte liste de questions, posée une seule fois et en bloc.
Les reçus sont appariés pendant que le mois est encore ouvert. Un reçu joint la deuxième semaine coûte une minute ; le même reçu retrouvé en mars coûte une recherche.
À la fin du mois, chaque compte bancaire, chaque carte et chaque marge de crédit sont conciliés avec le relevé, et non avec le flux bancaire. Un flux bancaire peut oublier une transaction, en dédoubler une autre ou l'importer sous une date différente : la conciliation avec le relevé est l'étape qui le détecte.
Ce que vous recevez, et quand
La clôture se fait chaque mois plutôt qu'une fois l'an, et c'est là toute la différence que ce service existe pour faire. Sur le forfait qui le comprend, un portrait financier mensuel d'une page suit : entrées, sorties, profit, ce qui a changé depuis le mois dernier et ce qu'il faut surveiller. Il est écrit pour être lu par la personne qui dirige l'entreprise, en quelques minutes, sans vocabulaire comptable.
Chaque trimestre, le dossier avec lequel votre comptable travaille est assemblé plutôt que réclamé : les relevés conciliés, le grand livre, les montants de taxes et les pièces justificatives derrière tout ce qui sort de l'ordinaire. Votre comptable produit les déclarations à partir de ce dossier, préparé dans la langue qu'il lit.
Qui fait le travail
Une seule personne, avec plus de 20 ans d'expérience en tenue de livres, en comptabilité et en analyse financière, dans des organisations à but lucratif et sans but lucratif, dans une grande variété de secteurs. La même personne travaille en français et en anglais : les livres peuvent donc être tenus dans une langue et remis dans l'autre, sans étape de traduction entre les deux.
Questions qu'on nous pose
Faut-il déplacer nos livres ailleurs ?
Le travail se fait dans QuickBooks en ligne, alors un dossier doit y exister. Si vos livres sont ailleurs aujourd'hui, la migration fait partie de la mise à jour et elle est chiffrée avec elle, après un premier regard en lecture seule.
Qu'arrive-t-il si un mois clôturé réserve une surprise ?
L'élément est inscrit au mois courant avec une note indiquant à quel mois il appartient, et votre comptable voit cette note dans le dossier trimestriel. Rouvrir un mois clôturé change des chiffres que quelqu'un a déjà lus : c'est donc une décision, pas un réflexe.
Qui parle à notre comptable ?
Nous, au sujet du dossier et des pièces qui le soutiennent. Toute question fiscale, toute position de déclaration et toute mission de certification vont à votre comptable ou, si vous n'en avez pas, au CPA partenaire agréé avec qui nous travaillons, par notre entremise. Nous préparons ; il signe.
Une seule prochaine étape
Un appel de quinze minutes au sujet de votre mois, sans frais. Demander un appel.